Πώς να αντικαταστήσετε το 100% των εσωτερικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας σας με το Twist

Γνωρίζουμε ότι είναι δυνατόν, γιατί το κάναμε. Εδώ είναι πώς ...

Μια μελέτη σχετικά με την εσωτερική επικοινωνιακή ομάδα διαπίστωσε ότι ενώ το 60% των εργαζομένων στέλνουν ένα email τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, ένα πλήρες 80% βλέπει την υπερφόρτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως πρόβλημα για την ομάδα τους.

Ωστόσο, οι ομάδες κολλάνε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για τον ίδιο λόγο που οι άνθρωποι κολλάνε σε κακή συνήθεια - συνηθίζουμε να το κάνουμε παρά τα μειονεκτήματα. Κάνοντας μια αλλαγή μοιάζει με μια φοβερή δουλειά. Καλύτερος ο διάβολος που γνωρίζεις ...

Στο Doist, ο στόχος μας ήταν να σταματήσουμε να χρησιμοποιούμε email για εσωτερική επικοινωνία. Εξ ολοκλήρου. Σημαντικές πληροφορίες καταστράφηκαν στα εισερχόμενα των ανθρώπων. Δεν ήταν δυνατή η εύκολη κοινή χρήση των βασικών συνομιλιών. Συνέχισε να χειροτερεύει καθώς η ομάδα μας (και ο αριθμός των ηλεκτρονικών μηνυμάτων) μεγάλωσε.

Όταν δοκιμάσαμε το Slack, διαπιστώσαμε ότι η ομαδική συνομιλία συμπλήρωσε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να το αντικαταστήσει. Χρειαζόμασταν ακόμα ένα μέρος για να διεξαγάγουμε μακροπρόθεσμες συζητήσεις γύρω από συγκεκριμένα θέματα όπου οι βασικές πληροφορίες δεν θα σαρώνουν τα ρεύματα της συνομιλίας. Σχεδιάσαμε το Twist για να ενσωματώσουμε την καλύτερη συνομιλία ομάδας - διαφανείς συνομιλίες με δυνατότητα αναζήτησης - και τις καλύτερες από τις ηλεκτρονικές συζητήσεις σχετικά με το θέμα, οι οποίες επιτρέπουν πιο αργές και προσεγμένες συζητήσεις.

Σήμερα, η ομάδα μας με 52 άτομα που διαδίδονται σε όλο τον κόσμο αποστέλλει μηδενικά εσωτερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν η ομάδα σας σκέφτεται να μεταβείτε στο Twist, μπορείτε να βρείτε μερικές συμβουλές για να βοηθήσετε την ομάδα σας να κάνει τη μετάβαση μακριά από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο:

Σημαντικές πληροφορίες για κοινή χρήση; Ξεκινήστε ένα νήμα

Κάθε φορά που βρίσκεστε φτάνοντας στο κουμπί σύνταξης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξεκινήστε το νήμα Twist. Όπως και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα θέματα επιτρέπουν μακρύτερα, προσεκτικά σχόλια γύρω από ένα συγκεκριμένο θέμα, αλλά αντί να είναι κλειδωμένα σε ένα εισερχόμενο, οργανώνονται σε δημόσια κανάλια που ο καθένας μπορεί να περιηγηθεί και να ψάξει. Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε θέματα που θα χρησιμοποιηθούν για την ομάδα σας:

Κάνετε αποφάσεις διαφανείς

Δημιουργήστε εμπιστοσύνη κρατώντας σημαντικές συζητήσεις οργανωμένες και προσιτές για όλη την ομάδα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα κανάλι "Στρατηγικής", να ξεκινήσετε ένα νήμα σχετικά με την δήλωση αποστολής σας και να ενημερώσετε την ομάδα σας. Μπορούν να ανταποκριθούν στο νήμα με το δικό τους χρονοδιάγραμμα και το νήμα είναι εύκολο να βρεθεί αργότερα. Το καλύτερο μέρος είναι ότι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να περιηγηθεί στα νήματα του καναλιού και να καλύψει τα όσα συζητούνται. Θέτει έναν τόνο ανοίγματος και ειλικρίνειας για όλη την ομάδα και εξασφαλίζει ότι οι σημαντικές πληροφορίες είναι προσιτές σε όλους.

Το Doist Heads είναι όπου η ομάδα μας οδηγεί σε συζητήσεις για αποφάσεις υψηλού επιπέδου. Οποιαδήποτε Doister μπορεί να συμβάλει στη συζήτηση.

Η διαφάνεια λειτουργεί με δύο τρόπους - οι ηγέτες μπορούν να επισκεφθούν τα κανάλια έργου και ομάδας για να συνδεθούν άμεσα με τις ομάδες και την εργασία τους.

Ο Διευθύνων Σύμβουλος μας ελέγχει το οπλοστάσιο της ομάδας.

Οργανώστε σημαντικά έγγραφα στα κανάλια

Έχετε βρει ποτέ ένα συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μισό χρόνο πριν; Μετά το ράφι του εγκεφάλου σας, "Ποιος το έστειλε; Ποιο ήταν το θέμα; Πότε ακριβώς ήταν αυτό; ", το εγκαταλείπετε. Μια μελέτη διαπίστωσε ότι χρειάζονται οι εργαζόμενοι έως και 8 αναζητήσεις για να βρουν τις σωστές πληροφορίες.

Στο Twist, μπορείτε να έχετε εύκολα πρόσβαση σε σημαντικά έγγραφα δημιουργώντας ένα κανάλι - για παράδειγμα #Admin - και δημιουργώντας νέα θέματα για κάθε βασικό έγγραφο όπως μισθοδοσία, HR, εγκαταστάσεις, αναφορά δαπανών κλπ. Οι άνθρωποι μπορούν στη συνέχεια να κατεβάσουν τα docs καθώς και να ρωτήσουν ερωτήσεις και λάβετε απαντήσεις στο νήμα, δημιουργώντας μια φυσική FAQ.

Με το πέρασμα του χρόνου και τον αριθμό των σημαντικών εγγράφων μπαλονιών, μπορείτε να αναζητήσετε ένα κανάλι Twist με λέξεις-κλειδιά, συγγραφέα και ημερομηνία για να βρείτε ακριβώς τι χρειάζεστε ημέρες, εβδομάδες και ακόμη και χρόνια αργότερα.

Βρείτε αυτή τη φόρμα δαπάνης που κρατάτε εσφαλμένες θέσεις - και κάντε ερωτήσεις στον ίδιο χώρο.

Κοινή χρήση εβδομαδιαίων ενημερώσεων

Χρησιμοποιήστε το Twist για να μοιραστείτε εβδομαδιαίες ενημερώσεις προόδου και να διατηρήσετε την ομάδα σας στην ίδια σελίδα. Έχουμε ένα κανάλι #Doist Snippets όπου ξεκινάμε νέα θέματα για να μοιραζόμαστε αυτό που πετύχαμε την περασμένη εβδομάδα και τι είναι στο κατάστρωμα για το επερχόμενο. Είναι ενθαρρυντικό όταν οι συμπαίκτες σας μπορούν να αναθεωρήσουν την πρόοδό σας και να αφήσουν ένα σύντομο emoji αντίδρασης παρά να αισθανθούν σαν να φωνάζετε σε ένα κενό στο email.

Με την απόσπαση εβδομαδιαίων αποσπασμάτων της δουλειάς μας, παραμένουμε συνδεδεμένοι με τους συμπαίκτες μας και μπορούμε να προσφέρουμε την υποστήριξή μας.

Στείλτε τις (πολλές) ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στο Twist

Ένας διαχειριστής πωλήσεων που χρησιμοποιεί τώρα το Twist προώθησε 40+ ηλεκτρονικά μηνύματα πωλήσεων σε συναδέλφους καθημερινά. Οχι αστειο. Τώρα προωθεί αυτόματα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Twist threads σε ένα κανάλι #New clients. Μόλις στο Twist, μπορεί να ειδοποιήσει τους απαραίτητους συμπαίκτες και όλοι μπορούν να σχολιάσουν για να αποφασίσουν για τις επόμενες ενέργειες.

Μπορείτε να ορίσετε κανόνες για την αυτόματη προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να ανταποκρίνονται σε συγκεκριμένα κριτήρια ή να δημιουργήσετε εύκολα μια ενοποίηση Zapier (ή Zap) για να στείλετε ένα αντίγραφο όλων των e-mail sales@xyzsales.com σε ένα κανάλι Twist της επιλογής σας.

Μετά τη διαβίβαση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Twist, η ομάδα πωλήσεων μπορεί να συζητήσει πώς να αναλάβει δράση.

Ακολουθούν μερικοί άλλοι τρόποι για να μειώσετε το φορτίο ειδοποιήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Twist:

  • Περιορίστε τις ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Google Doc, χρησιμοποιώντας ένα Zap που δημοσιεύει ένα σχόλιο του νήματος κάθε φορά που κάποιος ενημερώνει ένα έγγραφο.
  • Κάθε φορά που λαμβάνετε πληρωμή ή παραγγελία στο εργαλείο ηλεκτρονικού εμπορίου σας, το Twist μπορεί να ξεκινήσει αυτόματα ένα νήμα χρησιμοποιώντας το Zaps για QuickBooks, Xero και Stripe.
  • Έχετε νέα και ενημερωμένα εισιτήρια υποστήριξης που δημοσιεύονται αυτόματα στο Twist. Ελέγξτε αυτά τα Zaps που συνδέουν το Twist με το Zendesk ή το γραφείο.

Ανακαλύψτε περισσότερους τρόπους για να απλοποιήσετε τα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνδέοντας τις εφαρμογές σας στο Twist χρησιμοποιώντας το Zapier. (Εάν χρησιμοποιείτε το Todoist, μπορείτε να μεταφέρετε αυτόματα τις ειδοποιήσεις εργασιών και εργασιών στο Twist.)

Εργασία με εξωτερικούς συνεργάτες στο Twist αντί για email

Η συνεργασία με εξωτερικούς φορείς, εργολάβους και ελεύθερους επαγγελματίες μπορεί να αποτελέσει τεράστιο πόνο. Είναι ακόμη πιο δύσκολο εάν το μοναδικό σημείο επαφής σας είναι ένα ενιαίο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ντουζίνα διαφορετικών ενδιαφερομένων.

Αντ 'αυτού, προσκαλέστε εξωτερικούς συνεργάτες στο Twist ως επισκέπτες. Ένας επισκέπτης μπορεί να έχει πρόσβαση μόνο στα κανάλια στα οποία του δίνετε πρόσβαση. Είναι σαν να φέρνετε κάποιον στο γραφείο σας, δίνοντάς του ένα γραφείο και αφήνοντάς τον να εργάζεται μαζί με την ομάδα σας σε ένα συγκεκριμένο έργο. Θα μπορούν να κάνουν ερωτήσεις, να δημοσιεύουν ενημερώσεις και να λαμβάνουν σχόλια σε ένα ενιαίο οργανωμένο μέρος που έχει πρόσβαση η υπόλοιπη ομάδα σας.

Η ομάδα μας μπορεί να εξετάσει τις τελευταίες περικοπές βίντεο από την εξωτερική ομάδα παραγωγής μας απευθείας στο Twist.

Μερικές συμβουλές για να κρατήσετε την ομάδα να χάσει

Οι άνθρωποι δεν αλλάζουν τις συνήθειες τους καθ 'όλη τη διάρκεια της νύχτας, και να πάρει μια ολόκληρη ομάδα για να μεταβείτε σε ένα νέο εργαλείο είναι αναγκασμένη να είναι προκλητική. Εδώ μερικές γρήγορες συμβουλές για να διευκολύνετε τη μετάβαση:

Προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Twist

Μέχρι να συνηθίσει η ομάδα σας στο Twist, οι συζητήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανιστούν. Όποτε συμβαίνει αυτό, μπορείτε να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Twist ως νέα θέματα ή σχόλια και να συνεχίσετε τη συζήτηση εκεί.

Κάνετε τα νήματα και τα σχόλια αναγνώσιμα

Κατά την ανάρτηση και την απάντηση στο Twist, χρησιμοποιήστε markdown για να διαμορφώσετε την ανάρτησή σας, ώστε να είναι εύκολη η ανάγνωση. Συνιστούμε να χρησιμοποιείτε τολμηρές για επικεφαλίδες, σημεία στίγματος για λίστες και συμπεριλαμβανομένων υπερσυνδέσμων.

Κρατήστε το Twist οργανωμένο

Οργανώστε τα κανάλια και τα νήματα σας με τρόπο που είναι διαισθητικό για την ομάδα σας. Ξεκινήστε συγκεντρώνοντας κανάλια ανά ομάδα, έργο ή θέμα. Μπορείτε να επεξεργάζεστε πάντα τα ονόματα των καναλιών και να μεταφέρετε τα νήματα σε διαφορετικά κανάλια αργότερα. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας κατανοεί τη δομή ονοματοδοσίας καναλιού, ώστε να μπορεί εύκολα να βρει τις πληροφορίες που χρειάζονται.

Κρατήστε μια εβδομάδα χωρίς email

Αν θέλετε πραγματικά να αποσυνδέσετε τους ανθρώπους από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ξεκινήστε το Twist με μια εβδομάδα χωρίς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προκαλεί την ομάδα σας να ξεκινήσει ένα νήμα κάθε φορά που θα βρεθούν ηλεκτρονικά σε έναν συνεργάτη. Ένας διαχειριστής Twist απλά σταμάτησε να ανταποκρίνεται στα μηνύματα της ομάδας της και είχε καθένας συνηθίσει να την φτάσει στο Twist εντός της εβδομάδας.

Δεν υπάρχει κανένας "σωστός" τρόπος συνεργασίας με την ομάδα σας. Είναι σημαντικό να πειραματιστείτε με νέα εργαλεία για να βρείτε τον τρόπο που λειτουργεί για τις μοναδικές ροές εργασίας σας. Για περισσότερες ιδέες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας του Twist για την ομάδα σας, μεταβείτε στην ενότητα "Ξεκινώντας" στο Κέντρο βοήθειας Twist.

Δεν χρησιμοποιείτε ακόμα το Twist; Βοηθήστε την ομάδα σας να συνεργαστεί με έναν πιο ήρεμο, πιο οργανωμένο τρόπο, δοκιμάζοντάς την για όσο διάστημα θέλετε δωρεάν.

Ο Neil Vidyarthi σκέπτεται να απαντήσει σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας μόνο emojis.

Περισσότερα για το πώς να κάνετε την ομαλότερη και πιο οργανωμένη ομαδική εργασία: